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■3774 / inTopicNo.1) 　お問い合わせの回答について
(2013/02/21(Thu) 16:01:41)
    お問い合わせの回答について　2012,11に質問したものです。データー入力の業務をさせていただいております。今回も前日と今朝と16時前の3回問い合わせいたしましたが、回答いただけませんでした。　モヤモヤとしておりましたら、今、15時50分に回答いただけました。その文面の一部です。
    　『　既に納品をいただいておりますので
    　　　今回は事務局に修正をさせていただきます。
    　　　次回よりご確認をお願いいたします。』　　なぜかスッキリいたしません。

    回答いただけない場合の対処を教えてほしいです。毎回、わからないところの無いデーターでありますようにと願うのは、私だけでしょうか？
引用返信 削除キー/
■3776 / inTopicNo.2) 　何度ものことで本当に申し訳ありません。
(2013/02/22(Fri) 12:32:02)
    投稿頂きありがとうございます。

    > 今回も前日と今朝と16時前の3回問い合わせいたしましたが、回答いただけませんでした。

    大変ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。
    今回のお問合せの回答の遅れの理由について担当に確認をしました。
    問合せを頂いていたことを見落としていたようなのです。

    3回も問合せをしたのに
    問合せを見落とすってどういうことなのか
    > 回答いただけない場合の対処を教えてほしい

    会員さんの立場からするとこのような思いになってしまいますよね。
    田辺としてはもう一度どのようにしたら見落としがなくなり、納品期限までに余裕を持った時間に回答が返せるのか確認を取ってみたいと思っています。

    > 　『　既に納品をいただいておりますので
    > 　　　今回は事務局に修正をさせていただきます。
    > 　　　次回よりご確認をお願いいたします。』　　なぜかスッキリいたしません。

    スッキリしない思いその通りだと思います。
    前後の文面が見えないので。。。ご質問になってしまいますが。。。
    回答が遅れたことの理由や謝罪の文面はありましたでしょうか。
    今回の質問に対する具体的な回答はありましたでしょうか。

    問合せをくださった会員さんの気持ちや要望に添える回答でなければいけませんよね。

    きちんと回答を返すこと、回答の内容を見直すことを、田辺から事務局に提案します。
引用返信 削除キー/
■3777 / inTopicNo.3) 　早速の返信ありがとうございます。
(2013/02/22(Fri) 14:01:58)
    早速の返信ありがとうございます。
    中途半端な文面で失礼しました。もちろん理由と謝罪の文面はありました。
    以下が全文です。

    「お問い合わせありがとうございます。
    　確認・回答が遅くなり、申し訳ございません。

    　今回の指示の場合は区分に関わらず
    　金額表記の無い行も入力が必要となります。

    　既に納品をいただいておりますので
    　今回は事務局に修正をさせていただきます。
    　次回よりご確認をお願いいたします。」

    よく読みますと、回答が遅くなった理由はありませんね。
    それで最後の文面になったのでスッキリしないのかもしれません。
    時間内に回答いただいて再納するつもりでした。
    いまのところ、回答がいただけない場合は、見落としを疑い何度も質問をするしか解決策はないようですね。
引用返信 削除キー/
■3778 / inTopicNo.4) 　再度の投稿ありがとうございます。
(2013/02/22(Fri) 15:54:54)
    再度の投稿ありがとうございます。

    そうですね。
    理由があれば、次回からは時間内に回答を貰えるかなと思えたり
    今回は事務局の回答が遅くなったことが原因だから事務局にて修正をさせて貰いますと書いてあればもう少し気持ちがスッキリしますよね。

    > 時間内に回答いただいて再納するつもりでした。

    回答を早くということはもちろんですけど、
    回答を貰ってから再度作業しようという気持ちでいてくださっていることに対する配慮のある文章が必要でしたよね。

    文章だと特に伝わり方が難しいので、配慮が必要と頭では分かっていても、ついおろそかになってしまいがちだなと
    田辺も気をつけていかないとと勉強になりました。

    何の話だ〜と突っ込まれそうですが、会員さんへの配慮はネットという環境での繋がりが中心であるからこそ必要だなと日々感じてこの生チルダの回答をさせて貰っているので。。。
    田辺のひとりごとでした。

    話を元に戻しまして
    > いまのところ、回答がいただけない場合は、見落としを疑い何度も質問をするしか解決策はないようですね。

    『回答が貰えない場合』がないようにしていくことが何より重要で当たり前なことなので、ここはもう一度、監視の目を持って事務局全体に徹底の呼びかけをしていきます。
引用返信 削除キー/
■3779 / inTopicNo.5) 　新たな仕組みを確認しました。
(2013/02/22(Fri) 20:27:42)
    問合せの回答の漏れを防ぐこと
    担当者にヒアリングと新たな仕組みを確認しました。

    2人体制で問合せの有無を確認していくことで今後は漏れを防いでいきます。

    1人が毎朝必ず、営業時間外にきている問合せを確認し早急な回答を徹底していきます。
    また、16時の納品時間までに頂く問合せにも都度都度問合せの有無を確認します。

    もう1人がその確認状況と問合せの回答状況を確認しチェックの役割を行います。

    どちらかが見ているだろうではなく、確認回答役と監視役を分けることで必ず回答する仕組みを作っていきます。

    このような仕組みで来週からは回答の徹底がされると思います。

    また、メールの文面についても配慮のない文面であったのではないかと田辺から伝えています。
    担当者も大変反省をしていました。
    3回も問合せを頂いていたにも関わらず漏らしていたことに慌てて
    返信をすることを優先してしまい配慮が足りなかったと言っておりました。

    まだまだ未熟な事務局ですが、これからもよろしくお願いします。
引用返信 削除キー/
■3782 / inTopicNo.6) 　とてもスッキリしました。
(2013/02/23(Sat) 23:32:48)
    ありがとうございます。
    なんだかとてもスッキリしました。ミスのないよう頑張っていきます。
引用返信 削除キー/


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